Что входит в эксплуатационные расходы здания

Эксплуатационные расходы здания – это совокупность затрат на его содержание, использование и улучшение. В начале каждого финансового года организация составляет план ЭР с подробным обоснованием каждого пункта. Величина сумм и график расходования средств зависят от специфики компании. Например, железнодорожная организация будет планировать эксплуатационные расходы, исходя из плана использования подвижных составов и перевозок. Если планирование затрат на эксплуатацию проведено неверно, средства могут закончиться раньше срока. Это приведет к кассовому разрыву и денежным трудностям для компании. Арендаторам офисных помещений и другой недвижимости лучше тщательно следить за суммами эксплуатационных расходов – это поможет избежать переплат.

Чтобы не переплачивать, эксплуатационные расходы лучше проверять каждый месяц

Что входит в эксплуатационные расходы здания

Традиционно затраты на использование недвижимости складываются из следующих пунктов:

• Использование оборудования и инженерных систем.
• Профилактические осмотры каждый день.
• Косметический ремонт объекта.
• Плановые работы по регламенту.
• Ремонт всех инженерных систем:
  • Охранной сигнализации.
  • Тепловых сетей.
  • Водообеспечения.
  • Пожарной сигнализации.
  • Канализации.
  • Лифтового хозяйства.
  • Видеонаблюдения.
  • Телекоммуникаций.
  • Систем вентиляции и кондиционирования.
  • Энергообеспечения.
• Комиссия управляющей компании.
• Административные затраты. Например, зарплата обслуживающему персоналу.
• Благоустройство территорий и уборка помещений.
• Затраты на службу безопасности.
• Другие услуги для арендаторов и посетителей объекта.

Далеко не всегда представители арендующих организаций задумываются, что такое эксплуатационные расходы здания и из чего они складываются. Девелопер или собственник объекта зачастую предъявляет им фиксированную сумму без детального описания структуры затрат. Обычно этого достаточно. При этом нередко в договорах аренды прописывается пункт о том, что арендодатель может изменять сумму эксплуатационных расходов по своему желанию. Арендаторам лучше на берегу договариваться о понятной системе исчисления затрат и индексации этих сумм, ведь часто они не замечают, когда начинают переплачивать. За несколько месяцев переплаты могут сложиться в достаточно крупные суммы.

При расчете эксплуатационных расходов фиксированные суммы, на первый взгляд, удобны всем. Арендатор не вникает в структуру затрат, перечисляя ежемесячно столько, сколько нужно. А арендодатель объявляет сумму, благодаря которой точно не уйдет в минус. Однако бывают случаи, когда собственникам объектов приходится пересмотреть расходы на содержание зданий и сооружений:

• Начало нового финансового года.
• Поиск подрядчиков для ремонта объекта и подготовка к участию в конкурсе.
• Основной арендатор проверяет рынок, чтобы оценить, насколько выгодны текущие условия аренды.

Как арендодатели увеличивают эксплуатационные расходы здания

В затраты по использованию объекта могут попадать дополнительные пункты. Например, оплата интернета, организация и уборка парковки велосипедов, праздничное украшение территории. Все это услуги, которые собственник здания оказывает арендатору. В остальном эксплуатационные расходы рассчитываются исходя из используемой площади объекта.

Очень часто в затраты по эксплуатации здания собственник закладывает налоги на него. Это происходит, во-первых, потому, что по закону арендодатель обязан платить их напрямую государству, не перекладывая ни на кого. Включить налоги в арендную ставку он не может. К тому же она должна быть как можно меньше, а значит, привлекательнее для арендатора. Поэтому налоговые суммы переносятся в эксплуатационные расходы здания, так как их структура гораздо менее прозрачна. Закон не обязывает полностью раскрывать все эксплуатационные расходы. Зачастую они даже защищены коммерческой тайной. В затратах на эксплуатацию здания бывают задействованы договоры с третьими сторонами: охранными агентствами, провайдерами или службами клининга. Прозрачными в эксплуатационных расходах могут быть только коммунальные услуги: электричество, отопление и вода: эти счета формируют коммунальные службы, а арендодатель просто перевыставляет их арендатору. Но выход все же есть.

Когда эксплуатационные расходы прозрачны, работать гораздо приятнее

Что такое система Open Book и как она работает

Все больше в России набирает популярность западная система Open Book. Она предполагает полную прозрачность операционных затрат. Чаще всего ее используют для зданий класс А и В+. Open Book стала даже отдельной опцией у управляющих компаний. Все началось с того, что некоторые арендаторы, перенявшие западные стандарты работы, начали интересоваться структурой расходов. Сегодня их становится все больше. Согласно системе Open Book, на все затраты у управляющей компании должны быть подтверждающие документы, их можно в любой момент запросить для ознакомления. Каждый месяц сумма эксплуатационных расходов здания будет разной в зависимости от фактических затрат. Исходя из практики, договариваться об использовании Open Book с арендатором стоит заранее – это поможет избежать больших регулярных переплат.