Обслуживание инженерных систем и ремонт отеля: как выбрать исполнителя

Как правильно выбрать подрядчика по обслуживанию инженерных сетей и ремонту отеля?

В строительном бизнесе заказчики часто бывают недовольны работой подрядчиков, даже с учетом того что последние были отобраны по результатам тендера. В итоге заказчики требуют либо исправить недостатки в работе, либо меняют подрядчика. Почему так происходит?

Своими наблюдениями в ходе деловой программы выставки Hospitality Online Expo, прошедшей летом 2019 г., поделился руководитель компании Admaer Рамиль Мамедов.

Компания Admaer (головной офис расположен в Москве, филиалы – в Санкт-Петербурге и Баку) успешно функционирует на рынке уже более 10 лет.

Мы осуществляем ремонтно-подрядные работы и техническое обслуживание инженерных систем зданий. В настоящее время в портфеле компании более 50 постоянных заказчиков.

«Заказчик и исполнитель – сложная система взаимоотношений, и этой системой должен управлять именно заказчик. Почему? Все просто: он заказывает работу, следовательно, требует результат. Возникает вопрос: как для достижения нужного результата управлять системой взаимоотношений «заказчик – исполнитель», если заказчик, к примеру, не является профильным специалистом в этой сфере?»

Как найти лучшего исполнителя под ваш проект? Пошаговая инструкция

Ремонт инженерных систем здания

Прежде чем искать исполнителя, определите вашу конечную цель

Определиться с постановкой конкретной задачи

Зачастую уже на этом этапе возникают ошибки, которые дорого обходятся. Чтобы избежать их, важно понять, какую конкретную задачу вы как заказчик планируете решить.

Пример 1. Вы хотите, чтобы фасад здания выглядел как новый. Эту задачу можно решить двумя способами:

  • Косметическим ремонтом (дешево, быстро, но недолговечно: 1–2 сезона).
  • Капитальным ремонтом (дорого, долго, но при этом долговечно: около 5 лет).

Пример 2. Вам необходимо сделать ремонт лестничной клетки, чтобы при этом пол не был скользким. Каковы способы решения этой задачи?

  • Можно постелить резиновое покрытие.
  • Можно положить на пол нескользящую плитку.

В обоих случаях вы как заказчик получаете ожидаемый результат: пол не скользит. Однако цена вопроса и эстетический эффект от каждого из предложенных решений будут разными.

Пример 3. Вы говорите исполнителю: «У меня не холодит кондиционер». Что вы хотите получить в итоге?

  • Чтобы холодил кондиционер и выдавал нужные параметры.
  • Чтобы в помещении был свежий воздух и комфортная температура.

Вторая задача требует большего ресурса. Необходимо настроить вентиляцию (приточку-вытяжку), обеспечить работу системы кондиционирования, которая будет охлаждать воздух по заданным параметрам. В обоих случаях цена вопроса и решение задач будут разными.

Если на этапе постановки задачи вам сложно сформулировать конкретный запрос и вам помогает подрядчик, смело можете ставить ему «плюс».

Сформировать ТЗ

Разработка максимально ясного и конкретного ТЗ – важный момент при выборе подрядчика. Однако это не 100-процентная гарантия результата: даже выполненные в точном соответствии с ТЗ работы не всегда соответствуют ожиданиям заказчика.

Пример.

Заказчику необходимо заменить 2 тысячи светильников на здании. В ТЗ для подрядчика он пишет: «Демонтировать старые светильники и заменить их на новые. Закрасить места демонтажа, если краска повреждена». Подрядчик делает все по ТЗ, но после завершения работ свет горит не везде. Причина: частично повреждена проводка. При этом задания проверить проводку в ТЗ не было. Кроме того, места демонтажа закрашены, но краска вокруг светильников по тону не совсем совпадает с нанесенной ранее. В итоге заказчик недоволен, хотя подрядчик выполнил все условия ТЗ.

«Как правило, так происходит, когда заказчик выбирает подрядчика, предложившего наименьшую цену. Минимальная цена сужает воображение исполнителя. Он делает все исключительно по ТЗ, не считая необходимым предусмотреть возможные нюансы. Однако в ТЗ сложно предугадать все до мельчайших деталей. Отсюда – недовольство работой подрядчика».

Выход: предложите исполнителю самому разработать ТЗ. Если он берется за это задание, ставьте ему «плюс». Если работы невелики по объему и разработка ТЗ не требуется, попросите исполнителя в КП написать подробный перечень работ и обязательств, который он готов взять на себя.

Выбор подрядчика

При выборе подрядчика старайтесь объективно оценивать свои финансовые возможности

Составить портрет исполнителя, которого хотите видеть. Отказаться от закупки по принципу «дешевле»

Это позволит вам как заказчику свести к минимуму ложные ожидания или вообще их исключить.

Также важно понимать, что полученный однажды портрет оптимального для вас подрядчика необходимо периодически корректировать, учитывая изменения в экономике, ценообразовании, себестоимости товаров, работ и услуг.

Заказчик ожидает, чтобы Исполнитель:

Какой Исполнитель отвечает этим ожиданиям:

Приехал, посмотрел и предоставил окончательный расчет с первого раза

С опытом работы и пониманием соотношения цена/качество. Такой Исполнитель знает себе цену

Выполнял работы чисто, обеспечивал рабочих спецодеждой

Тот, что имеет больше времени на выполнение, дополнительные средства на спецодежду

Своевременно реагировал на замечания, устранял недостатки

Должен иметь дополнительное время и сотрудника. Как правило, это прораб (мастер), который ведет объект по договору

Вовремя подавал акты, исполнительную и закрывающую документацию. Это особенно важно в b2b-секторе

Имеет дополнительное время и сотрудников. Эта работа ложится на плечи АУП: инженера ПТО, бухгалтерию, юриста, технического директора, инженера

Предоставил гарантию на работы

Накопил оборотные денежные средства (накладные расходы)

«Чем больше пунктов в столбце «Хотим», тем более высокого уровня менеджмента нам требуется исполнитель. Чем больше у нас ожиданий, тем больше человеко-часов требуется исполнителю. А время – это деньги. Следовательно, когда мы выбираем исполнителя по минимальной цене, должны понимать, что на определенные ожидания у исполнителя могут быть не заложены средства. Но об этом, к сожалению, мы узнаем уже позже».

Как быть, если наш бюджет крайне ограничен?

Рекомендации для малобюджетных работ до 100 тысяч рублей

Задача: необходимо отремонтировать фасад, бюджет ограничен. Делаем следующее:

  1. Приглашаем исполнителей оценить объем и стоимость работ.

На этом этапе не выставляем свою цену. Нам важно получить предложения от исполнителей на рынка труда. Сколько заплатить за работу – должны решить не мы (исходя из собственных возможностей), а рынок.

  1. Проводим анализ предложений каждого исполнителя.

Здесь также не даем комментариев относительно «дорого» или «дешево». Мы задаем потенциальному подрядчику вопросы, чтобы сделать выводы.

  • Какими силами будет выполнена работа?

Условия выполнения

Предположения Заказчика об Исполнителе

Сдельные рабочие

1. Исполнитель рационально расходует ресурсы.

2. У Исполнителя нет рабочих в настоящее время

Штатные сотрудники

1. Нерационально расходует ресурсы. Следовательно, предложенная Исполнителем цена является завышенной, поскольку иметь штатных сотрудников достаточно дорого.

2. Специализируется на данном виде работ. В этом случае предложенная Исполнителем цена может быть ниже, чем у конкурентов

Собственными силами

1. Скорее всего, это ИП. Его цена должна быть ниже из-за меньшей налоговой нагрузки, чем у юрлица.

2. У ИП, скорее всего, недостаточно свободных средств, чтобы покрыть возможные операционные расходы. Это значит, что мы можем получить низкую цену, но не получим, скорее всего, гарантийных обязательств

  • Сколько времени требуется для выполнения работ (срок с запасом, срок могут сократить)

Отношение к срокам

Предположения Заказчика об Исполнителе

Называет срок с запасом

1. Исполнитель знает свое дело и дорожит репутацией.

2. Исполнитель не знает процесса, и ему необходимо консультироваться.

«Если Исполнитель предоставит вам обоснованный ответ с комментариями по каждому дню и обязательно „возьмет“ запасные дни, ставим подрядчику „плюс“»

При необходимости сможет выполнить работу раньше

1. Если не дает обоснований, почему может сделать раньше, то, скорее всего, не дорожит репутацией и плохо знает весь процесс работы.

2. Если ответ обоснованный, то ставим «плюс». Например:

• невозможно сделать быстрее, поскольку будут нарушены технологические процессы;

• возможно, но вырастет стоимость работы, поскольку придется привлекать рабочих в две смены

  • Является ли стоимость окончательной?

Если исполнитель дает скидку, но небольшую, значит, его цена была обоснованной.

  • Какова материальная база для выполнения работы? (машины, стремянки, лестницы, установки по бурению, перфораторы и др.).

Лучше, если исполнитель предоставит список письменно. Наличие материальной базы необходимо, чтобы потом вам не пришлось искать технику и инвентарь при выходе исполнителя на объект.

  • Портфолио работ, отзывы (письменно).

«Важно собрать информацию на рынке и скорректировать свои ожидания. Как только вы это сделаете, будете близки к заключению контракта с нужным именно для вашего проекта исполнителем».

Что делать, если ваших средств недостаточно

Например, по рынку стоимость работ 90 000 рублей, а у вас всего 70 000. На этом этапе озвучиваете, сколько у вас денег. Спрашиваете, возможно ли сделать работу за 70 000 рублей? Здесь наша задача получить обоснованные ответы:

  1. За счет сокращения объема работ.

К примеру, если вам необходимо обновить фасад, то вместо капитального ремонта вы можете сделать косметический. Визуально эффект одинаковый, но долговечность работ различна.

  1. За счет удешевления с помощью технологий.

Если исполнитель говорит о плюсах и минусах применения той или иной технологии, то ставим ему «плюс».

«Если исполнитель согласился на значительное уменьшение стоимости своих работ, но не предоставил обоснованного ответа, то, скорее всего, ему следует поставить «минус». Если цена исполнителя оказалась явно ниже всех остальных, следует расспросить, за счет чего это возможно. Если он не предоставит обоснованного ответа, то заключать с ним договор, скорее всего, рискованно».

Рекомендации для более крупных заказчиков: бюджет на проект от 500 000 рублей

Признаки добросовестных подрядчиков:

  1. Прислали не только расчет, но и список уточняющих вопросов.

Это значит, что исполнитель вникает в детали.

  1. Предоставили расчет по проекту, но при этом предложили более экономичный альтернативный вариант (за счет оборудования-аналога).

Это значит, что у компании есть большой опыт и она может посчитать стоимость работ на альтернативном оборудовании или благодаря альтернативным решениям.

  1. Переговоры сопровождаются письмами: к чему пришли по итогам переговоров, что планируют просчитать, подготовить, изучить.

Это значит, что исполнитель понимает, насколько важно собирать и хранить протокол событий.

Обязательно организуйте личные встречи. Это позволит «сбросить» слабых исполнителей. Чтобы выполнить работы определенного масштаба, необходимо иметь ресурс, в том числе временной. Если исполнитель приезжает на встречи хорошо подготовленный, ставьте ему «плюс». Скорее всего, он справится с нагрузкой и работами на сложном проекте.

«Если цена исполнителя на уровне средней, стоит согласиться. Если его цена вам кажется высокой, то стоит обговорить этот момент и понять, почему она выше, либо поднять вопрос о скидке. Следует помнить: закупками управляют заказчики».

Вернуться к списку
Нажимая на кнопку отправить, вы подтверждаете свое согласие на обработку пользовательских данных
Спасибо за Ваш комментарий