Как сэкономить на техническом обслуживании?

Автор кейса – основатель компании Admaer Рамиль Мамедов

Вступление

Когда я спросил одного знакомого, который управляет сетью объектов, сколько он тратит на их содержание и ремонт, тот гордо ответил: «Ничего!» Ответ меня не удивил, потому что такого способа экономии придерживаются многие предприниматели. Они забывают, что все объекты рано или поздно в большей или меньшей мере требуют ремонта. Поток посетителей, который сам по себе благо, все же несет с собой энергию разрушения, приводя к износу как сами инженерные системы, так и весь объект в целом.

Как этому лучше противостоять? Самый экономичный вариант – это выделять на техническое обслуживание ровно столько, сколько нужно, и именно тогда, когда нужно.

Идея заключается в том, чтобы найти оптимальное решение именно для своего объекта. Выделять не больше и не меньше, а ровно столько, сколько необходимо.

Вот первый пример, наглядно подтверждающий все сказанное выше.

Пример 1. Управление коммерческими объектами

Некое ИП управляет коммерческими объектами различной площади. Все объекты в жилых домах. Суммарная площадь составляет более 3000 м2. Арендаторы: спортивные клубы (высокая посещаемость, сверхнагрузка во время проведения соревнований), кафе и рестораны, магазины.

Факторы, которые влияли на финансовый результат ИП.

1. Налогообложение.
2. Расходы на эксплуатацию.
3. Экономическая ситуация в стране – внешний фактор.

Налог на недвижимость составлял около 340 000 руб./год. Подоходный налог от сдачи объектов в аренду – 13 % (сумму не уточняю). Кроме того, ежемесячные платежи в УК около 200 000 руб. Все это составляло существенную нагрузку. Поэтому бюджет на техническое обслуживание не был сформирован. Старались «экономить», выделяя средства по остаточному принципу.

Платили за мелкий ремонт по факту возникновения проблемы, то есть устраняли видимые причины. Регулярное техническое обслуживание не проводилось.

При этом на постоянной заработной плате находился мастер/инженер, который должен был организовывать ремонт (если выделялись деньги). Сумма неизвестна.

Также периодически прибегали к помощи специалиста, обязанностью которого было проверять состояние помещений, чтобы избежать штрафов от пожарной инспекции. Расходы также неизвестны.

Но ситуация изменилась после прорыва системы отопления и затопления одного из арендаторов. Собственник стал искать альтернативное решение.

Негативное давление на бизнес усилило влияние третьего фактора (экономическая ситуация в стране). Арендные ставки просели, а вопросов, связанных с эксплуатацией зданий, меньше не стало. Вот что сделал предприниматель, чтобы изменить ситуацию в лучшую сторону:

1. Перестроил систему налогообложения. Было зарегистрировано ИП и получен патент. Общая налоговая нагрузка составила 140 000 руб./год. – вместо налога на недвижимость 340 тыс. руб. и 13 % подоходного налога ранее.
2. Собственник пригласил нас для помощи в решении эксплуатационных вопросов.

Результаты анализа ситуации

Мы проанализировали ситуацию и выявили следующее:

• Есть помещения, пристроенные к жилому дому. В них УК не проводит ежегодную промывку и опрессовку систем, а делает только промывку поквартирных стояков. Однажды именно в таком здании и случилась авария, в результате которой был затоплен арендатор. Причина: никто не подготавливал систему отопления, а ведь это ответственная работа, выполнять которую следует раз в год.
• На одном из объектов был общий счетчик на вентиляцию. А пользовались системой подогрева воздуха несколько арендаторов. Тем не менее, они отказывались платить по расходам за гКал, не признавая, что потребляют их. Собственник самостоятельно оплачивал затраты по счетам, выставляемым УК. Это ежемесячно обходилось в 25–35 тыс. руб. Показания теплосчетчика собственником не проверялись.
• Пожарная сигнализация требовала обслуживания. Помимо этого, периодически помещения собственника включались в план проверок пожарным инспектором. У собственника не было персонала, который знал нормы и мог корректно отработать замечания с инспектором.
• Текущий ремонт курировал мастер, для более крупных ремонтов периодически нанимались бригады. Бригадир становился дополнительным накладным расходом, а обойтись без него была нельзя – мастер не обладал всеми необходимыми знаниями и определенные работы (в данном случае – отделочные работы) не в состоянии был организовать самостоятельно.
• Во всех вопросах, вплоть до технологических («как сделать, из чего сделать»), приходилось участвовать собственнику – кроме него не было инстанции, способной выработать решение и подать на утверждение. Это занимало много времени, что для собственника непозволительно: основной его задачей является поиск арендаторов и согласование договорных условий с ними. Постоянных арендаторов найти нелегко, возникают проблемы простоя помещений. Чтобы решить их, собственнику необходимо сосредоточиться именно на этом.

Наши предложения

Что мы сделали: подготовили договор на техническое обслуживание на сумму 30 000 руб./мес. То есть собственник отказался от работы штатного мастера.

Договор предусматривал:

• подготовку пристроенных помещений к отопительному сезону;
• прием заявок на текущий мелкий ремонт в режиме 24/7 и их исполнение;
• проверку всех помещений (систем) ежемесячно согласно ППР и организацию ремонта;
• обслуживание пожарной сигнализации – 5000 руб./мес.
• работу со всеми надзорными службами. Составление писем и отчетов, участие в проверках, урегулирование требований. Это значительно экономит время и деньги для собственника.

Дополнительно:

• Дополнительные работы (объемные отделочные/ремонтные работы, например, перекладка плитки на входной лестнице) с минимальной наценкой и гарантией от нашей компании. Всегда ясно, к кому обратиться и с кого спросить. Этот пункт значительно экономит время собственника помещений.
• Подготовили проект и установили теплосчетчики для каждого арендатора на систему вентиляции. Показания ежемесячно отправляются бухгалтеру. Теперь каждый арендатор платит за себя, а не собственник за них. Стоимость такой дополнительной работы составила 42 000 руб. на работу и 58 000 на материал.

Вывод: что это дало собственнику?

1. Оптимизацию налогообложения.
2. Оптимальную систему технического обслуживания, что позволило экономить время и деньги.
3. Оплату за потребленные Гкал арендаторами благодаря установке теплосчетчиков.
4. Время на поиск арендаторов. На сегодня простой помещений минимальный за весь период работы компании.

Пример 2. Снижение потребления тепла в ресторане

Один из ресторанов нам поставил задачу найти техническую возможность, чтобы снизить потребление тепла – счет на за оплату Гкал в зимний период превышал 100 000 руб./мес.

О проекте

• Ресторан площадью 600 кв. м.
• Здание оборудовано индивидуальным тепловым пунктом.
• Класс энергоэффективности здания согласно паспорту объекта: А «высокий».

Тепловые нагрузки, согласно паспорту ИТП

Нагрузка	Расход
	теплоты (Гкал/ч)	воды (т/ч)
Отопление Горячее водоснабжение Вентиляция Технологические нужды	0,085 0,1 0,423	3,52 5,4 4,24
Всего	0,608	13,16

Для экономии тепловой энергии было решено внедрить следующие мероприятия:

• В ночные часы снижать заданную температуру отопления на 5 градусов (с 23:00 до 8:00).
• В утренние часы производить натоп для компенсации ночной корректировки (с 8:00 до 10:00).
• Снижать заданную температуру ГВС в ночные часы на 10 градусов (с 23:00 до 8:00) для уменьшения тепловых потерь в контуре ГВС. Мера обусловлена отсутствием разбора воды в ночные часы.

Физическое обоснование энергосберегающих мероприятий:

• Использование эффекта высокой тепловой инерции за счет высокого класса энергоэффективности здания.

Техническое решение

Своими силами мы:

• установили дополнительный свободно программируемый контроллер в ИТП;
• перекоммутировали цепи управления исполнительными механизмами на дополнительный контроллер;
• установили два дополнительных датчика температуры регулируемых параметров;
• разработали программный алгоритм с функциями энергосбережения по временным параметрам.

Стоимость работ

Материалы/работы	кол-во	цена	стоимость
Контроллер Контар МС6	1	9 000,00 ₽	9 000,00 ₽
Датчик температуры накладной S+S Regeltechnik ALTF02	2	2 000,00 ₽	4 000,00 ₽
Дополнительные провода + крепеж	1	1 000,00 ₽	1 000,00 ₽
Монтажные работы	1	12 000,00 ₽	10 000,00 ₽
Разработка алгоритма	1	18 000,00 ₽	15 000,00 ₽
Пусконаладочные работы	1	10 000,00 ₽	6 000,00 ₽
Итого:			45 000,00 ₽

Результаты

Пример 3. Снижение стоимости техобслуживания системы вентиляции в гостинице

Отель 4 звезды, 102 номера. Автоматика системы построена на базе свободно программируемых контроллеров МЗТА Контар. Издержки и ущербы – материальные и нематериальные, связанные с эксплуатацией оборудования местной службой эксплуатации без привлечения соответствующих специалистов:

1. Было закуплено оборудование, которое не требуется для эксплуатации системы: программатор Arecont Systems стоимостью 20 000 руб. Это оборудование необходимо для заливки операционной системы в память контроллера. Операция производится один раз при изготовлении контроллера, для эксплуатации не требуется.
2. Из-за отсутствия специалиста, способного провести параметризацию регулятора частоты и настроить контроллер, проводилась закупка новых деталей и замена исправного оборудования. За год эксплуатации потрачено около 200 000 рублей.
3. Разморозка калориферов зимой вследствие текущих неисправностей аварийной защиты установок, не устраненных вовремя из-за низкой квалификации сотрудников. Сумма ущерба – 50 000 рублей.
4. Постоянные жалобы от постояльцев на параметры микроклимата в номерах. Снижение рейтинга отеля на специализированных сайтах.
5. Жалобы от арендаторов торгового центра, находящегося при гостинице. Для урегулирования вопросов неоднократно снижалась стоимость арендной платы.
6. Проблемы с вентиляцией вызвали сложности при классификации гостиницы на звездность.
7. Окончательной причиной обращения руководства отеля к специализированной организации стало заключение собственной инженерной службы о невозможности дальнейшей эксплуатации всей системы автоматики вентиляции и счет на 2,5 млн рублей от завода-производителя на замену щитов управления и написание нового программного алгоритма.

И все это при наличии директора по эксплуатации, нескольких инженеров и собственного штата специалистов!

Счет не был оплачен. Руководство обратилось к нам за помощью.

Нам удалось разобраться с алгоритмом работы контроллеров, найти исходные коды программ и скорректировать ошибки программного кода, восстановить коммутацию щитов управления и работу всего технологического оборудования.

Стоимость работ:

• Стоимость восстановления: 200 000 рублей;
• Стоимость материалов, требовавшихся для восстановления: 25 000 рублей.
• Стоимость годового обслуживания при ежеквартальном техническом обслуживании и безлимитной аварийной поддержке: 220 000 рублей (14 приточных систем, 15 вытяжных систем, 4 приточно-вытяжные системы с рекуператором).

Вывод

1. Даже наличие собственной службы эксплуатации не гарантирует успешного решения вопросов, связанных с эксплуатацией объекта. Поэтому надо стараться привлечь профессионалов, задача которых – эффективно распределять, а не осваивать бюджет.
2. Все проблемы, указанные выше, были решены только потому, что собственник проявил кровный интерес и желание понять их причину. Не удастся организовать оптимальный процесс технического обслуживания, если собственник не будет докапываться лично до истоков проблем.
3. Собственник объекта может задаться вопросом: «А что, мой персонал хуже остальных?» Не хуже. Возможно, у остальных еще хуже, чем у вас. Но сегодня при развитии сектора b2b появляются более эффективные возможности для решения проблем, нежели содержание собственной службы эксплуатации. Речь идет о зарождении новой философии в отношениях партнеров. Появляются компании (команды), которые занимаются только тем, что обеспечивают по контракту нормальное функционирование объектов для своих Заказчиков и накапливают колоссальный опыт в решении задач.

Заключение

Все ответы на вопросы – вокруг нас. Бизнес – это совокупность сложных процессов, нужно всегда вникать в детали при построении и оптимизации каждого процесса. Только так достигается максимально полезный эффект.

Вспомним «Макдоналдс». По сути, бизнес этой компании сводится к владению лучшими объектами недвижимости:

1. Расположение – всегда удобно подъехать.
2. Сервис – безупречный сервис для посетителей.
3. Эксплуатация – на высоком уровне содержание помещений. Лично я никогда не видел мерцающих ламп, болтающихся смесителей и ручек дверей, отколотой плитки.

Согласитесь, приятно посещать отель/ресторан, пусть даже старенький, но ухоженный – то есть когда видно, что за объектом смотрят.

В чем заключаются принципы разумной экономии?

1. Всегда помнить: объект недвижимости – это на самом деле пассив! Да, он имеет балансовую стоимость / рыночную стоимость и приносит доход, но он также приносит и расход. Даже если с объектом ничего не делать и запечатать его, придется нести расходы на коммунальные платежи, налоги, естественное старение и износ здания/помещения (в случае запуска потребуется ремонт).
2. Поэтому если Ваш бизнес связан с эксплуатацией помещения, подойдите основательно к вопросу комплексного обслуживания здания! Помните про «Макдоналдс». Кому Вы поручили вопрос технического обслуживания здания? Есть неоспоримые данные, подтверждающие квалификацию специалиста или компании? Если нет, продолжайте поиски, время даст ответы на все вопросы.
3. Кто может Вам препятствовать в достижении вопросов оптимизации? Есть два ответа:

Первый – Вы сами. Это Вы организовали процесс технического обслуживания, а значит, сами решаете, что и как делать и кому делать.

Второй – тоже Вы. Даже если Вы наняли руководителя службы эксплуатации и доверили ему вопросы содержания объекта и найма персонала, наняли его Вы!

4. Как преодолеть пункт 3? Есть правило треугольника, которое всегда поможет вам: «Вы – ваш персонал – третий независимый участник».

Как только введете третьего участника, сразу получите альтернативное мнение, отличающееся от мнения Вашего персонала. И Вы взглянете на ситуацию по-новому!

Создавая службу эксплуатации или организовывая техническое обслуживание, старайтесь проконсультироваться у разных компаний. Сегодня в России развивается бизнес-кооперация (b2b). Откажитесь от идеи, что Вы все знаете и все можете сделать сами – такой подход дорогой!

5. Помните, Ваш персонал может быть не заинтересован в экономии Ваших ресурсов! Даже если заинтересован – возможно, не будет знать как! Вспомните пример № 3 про гостиницу. Не останавливайтесь на достигнутом. Постоянно изучайте рынок и новые предложения, и Вы обязательно найдете профессионалов, которые помогут Вам сэкономить ресурсы – время и денежные средства.